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icriq.com - Crise économique - guide de l'approvisionneur - la gestion de l'attention

Pierre Picard-Dufresne, B.A.A.
Étudiant à la M.Sc logistique
HEC Montréal
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Dans le contexte économique actuel, au niveau des opérations, l'approvisionneur joue un rôle névralgique parce que la pression monte dans l'entreprise. La performance d'une unité opérationnelle, que ce soit une usine ou une autre unité repose en grande partie sur ses épaules.

Le gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement ou l'approvisionneur sont responsables d'une grande quantité d'informations de toute première importance, que ce soit le plan de production, les contacts chez les fournisseurs, les coûts, l'inventaire, etc. Cependant, cette masse d'information peut devenir excessivement lourde et pratiquement ingérable.

Un bon approvisionneur, au niveau opérationnel, demeurera en contrôle et assurera le bon déroulement des opérations. Pour y arriver, la clé réside souvent dans la bonne gestion de cette information.

Durant le ralentissement économique, cinq habiletés de gestion doivent obligatoirement être maîtrisées par l'approvisionneur pour que ce dernier soit efficace opérationnellement, soit :

1. Être attentif et gérer les imprévus

La journée typique d'un acheteur dans une usine débute par la lecture du plan de production le plus récent. Il s'assure que ses commandes sont en ligne puis gère les imprévus. À titre d'exemple, l'approvisionneur pourra être informé qu'une matière est défectueuse et ne pourra pas être utilisée en production et qu'il n'y a pas de matière en inventaire.

L'approvisionneur devra analyser rapidement la situation, placer un ordre d'achat rapidement mais à coût plus élevé et revoir le plan.

Un rapport des coûts devra être préparé rapidement pour les gestionnaires des finances. L'approvisionneur devra gérer cette situation urgente tout en conservant les autres obligations figurant à son agenda.

L'approvisionneur doit gérer les nombreuses demandes internes et externes et s'assurer de répondre aux clients et aux urgences à la fois.

2. Établir des priorités

La gestion des priorités est une compétence essentielle car elle dote le gestionnaire d'une méthode de travail et d'outils qui facilitent l'atteinte des objectifs en gardant le focus sur les éléments prioritaires. Parmi une masse d'informations et de tâches à effectuer, l'approvisionneur devra ressortir l'essentiel, les priorités.

Un système MRP ou encore l'analyse ABC basé sur la loi de Pareto en sont de parfaits exemples.

Dans le monde logistique, ces outils sont essentiels, voire vitaux, compte tenu de la multiplication des SKU, partenaires, clients, itinéraires, points de vente, etc.

3. S'arrêter et réfléchir

Plusieurs études réalisées par des chercheurs cherchent à comprendre les impacts qu'ont les événements distrayants sur la concentration et la productivité d'un gestionnaire.

Une étude conduite par l'Université de Californie à Irvine à démontrer qu'en moyenne le cerveau prend jusqu'à vingt-cinq minutes pour revenir à son état de concentration initial après avoir été distrait par un coup de téléphone.

Une autre étude réalisée par l'Université Vanderbilt indique qu'un surplus de stimuli envoyés en même temps au cerveau crée un véritable goulot et ralenti tout processus cognitif. Ces effets sont plutôt évidents dans le quotidien. En y réfléchissant bien, chacun de nous serait surpris de constater le nombre d'heures perdues en efficacité à cause de multiples dérangements.

Il y a donc lieu de s'arrêter et de réfléchir sur sa façon de travailler.

4. Travailler efficacement

L'approvisionneur devra se doter de méthode de travail pour optimiser sa performance et accroître son efficacité. Parmi les méthodes simples à adopter, l'approvisionneur devra identifier les sources de dérangement, les pertes de temps ou les activités à non valeur ajoutée dans sa journée. À titre d'exemple, nous aurions tout intérêt à identifier les dérangements dans notre journée et à identifier leur source et leur impact. On notera que la plupart du temps, les demandes d'informations successives de collègues sont les principales sources de dérangement. Par exemple, un planificateur voudrait s'assurer que toutes les matières sont disponibles pour une certaine date.

Souvent cette information leur est accessible à partir des systèmes intégrés. Si se n'est pas le cas, l'approvisionneur a tout intérêt à rendre publique ce genre d'information et de développer une culture du " self-service " tout en offrant un service optimal à la clientèle tant externe qu'interne. Il doit analyser les dérangements et tenter de trouver une solution ou une méthode pouvant aider le client tout en gagnant en efficacité.

Un outil qui pourrait devenir particulièrement utile dans une telle situation est le wiki, soit une page web structurée à la façon du site web www.wikipedia.org. L'avantage d'un tel site réside dans sa facilité et rapidité de recherche ainsi que dans sa flexibilité. Tout cas qui mérite d'être pris en note. Par exemple, chaque cas où un fournisseur aurait fait défaut pourrait être noté dans ce site. La plupart de temps, ce genre d'information reste prisonnier dans des boîtes courriels où seulement quelques personnes ont accès. Le site deviendrait alors un répertoire de l'historique de l'entreprise.

L'entreprise se dote ainsi d'une mémoire et elle sera en mesure d'évaluer ses activités et ses stratégies beaucoup plus facilement et pouvoir ainsi créer des pronostics plus réalistes.

5. Gérer l'information

L'approvisionneur doit être capable de gérer et analyser l'information. Cette capacité a un impact certain sur son travail et devient un outil précieux de négociation avec les fournisseurs.

L'approvisionneur gère de nombreuses informations cruciales et doit être méthodique afin que cette gestion ne soit pas trop lourde. Il a avantage à bien la structurer et surtout la partager pour maintenir un bon contrôle sur son travail.

Enfin, le partage de l'information permet de créer une mémoire collective propre à l'entreprise qui devient un précieux avantage.