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Les droits des approvisionneurs - de la présomption à l'application

Jean-Pierre Ménard, a.p.a. FCAQ, FPMAC
Ex-président de la Corporation des approvisionneurs du Québec,
fellow à l'Association canadienne de la gestion des achats et expert en approvisionnement
AXA Canada inc.

 
« Nul ne peut se faire justice lui-même ». C'est un principe de droit très connu dans notre société. Nous pourrions tout aussi l'appliquer en gestion de l'approvisionnement. Trop d'administrateurs conservent le contrôle des achats importants. Plus de 59 % des charges ou les dépenses des grandes entreprises nord-américaines ne sont pas confiées au département de l'approvisionnement, selon une étude menée, par Michiel R. Leenders, professeur à l'Ecole d'administration Richard Ivey, à London, en Ontario. Serait-ce le fait de notre culture, dérivée de la société de consommation, qui donne une reconnaissance sociale à celui qui a le pouvoir de dépenser ? Être l'instigateur du désir de se procurer un bien ou un service et être l'acheteur n'est pas une façon nécessairement judicieuse d'acheter.

Le dictionnaire Le Petit Robert définit le droit comme « Ce qui est exigible ou permis, par conformité à une règle précise, formulée ». La portée de cette règle se définira par un accord avec les dirigeants d'une organisation et sera formulée dans une politique d'approvisionnement. Une politique d'approvisionnement mettra en relief la règle et les droits accordés aux approvisionneurs. Sur le marché, plusieurs entreprises identifient les droits selon 4 formulations.

Questionner les demandes d'acquisition

Dès qu'une demande d'acquisition d'un objet (un bien, un service, un logiciel, du transport, etc ¿) parvient à l'approvisionneur, celui-ci s'oblige à comprendre ce qu'il doit acquérir. Par ses multiples questions auprès du demandeur, il connaîtra les motivations et les limites liées à la demande. Il pourra recommander au demandeur plusieurs options allant de ne pas faire l'acquisition de l'objet, d'ouvrir les horizons du demandeur vers des produits substituts compatibles, avec la même efficience et efficacité, ou de poursuivre plus loin le procédé d'acquisition.

Par contre, il sait qu'aucune demande ne peut aller à l'encontre des lois d'ordre public (les lois que nous fixent nos gouvernements), le code d'éthique de sa profession (qui sont des règles de conduite qui régissent les faits et gestes de l'exercice de la profession), et, des politiques ou des procédures de l'entreprise.

Choisir la méthode d'évaluation des propositions

Le procédé de l'approvisionnement requiert d'établir un mode d'évaluation uniforme et rationnel des propositions reçues afin de respecter les critères de transparence, de libre concurrence et d'équité. Par la suite, l'approvisionneur professionnel émet une recommandation tenant compte des prix et des conditions reliés aux transactions. Cette recommandation se discutera avec le demandeur et avec tous ceux qui ont une participation à la réalisation de la relation d'affaires pour en arriver à une décision.

Communiquer avec les fournisseurs

Afin d'éviter la confusion et l'anarchie dans les informations transmises aux fournisseurs, une entreprise se doit d'avoir un point central pour transmettre ses directives et ses volontés. Ce droit appartient d'emblée aux approvisionneurs car ceux-ci travaillent constamment avec les fournisseurs et utilisent un vocabulaire homogène. D'un autre côté, le fournisseur s'évite de devoir interpréter tous les désirs des personnes et de tenter de plaire à plusieurs maîtres.

Sélectionner et qualifier les fournisseurs

L'approvisionneur recherche constamment des sources d'approvisionnement qui se rapprocheront le plus près de l'objet idéal recherché. Ses compétences permettent d'établir une méthode rationnelle de trouver et d'approuver les nouvelles sources. Il sait que toute nouvelle source se doit de s'aligner avec les objectifs, la culture, les valeurs et les modes de fonctionnement de l'entreprise.

Dans le cadre de la formation pour devenir un approvisionneur professionnel, les formateurs indiquent que ceux-ci sont instruits de droits. Dans le secteur public, ces droits sont encadrés dans une loi et des règlements; dans le secteur privé, l'approvisionneur professionnel se doit de faire reconnaître ces droits en permettant aux entreprises de créer de la valeur à ses actionnaires. Les bonnes pratiques devraient prendre l'orientation que « Nul ne peut s'approvisionner lui-même » !.