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Où inviter l'approvisionneur dans le processus d'acquisition?

Jean-Pierre Ménard, a.p.a. FCAQ, FPMAC
Ex-président de la Corporation des approvisionneurs du Québec,
fellow à l'Association canadienne de la gestion des achats et expert en approvisionnement
AXA Canada inc.

 

Plusieurs gestionnaires dans une entreprise ont de la difficulté à déterminer à quel moment il faut impliquer l'approvisionnement dans une éventuelle entente. Certains affirment qu'il doit être présent dès l'origine alors que d'autres croient qu'il faut l'impliquer après avoir sélectionné le produit ou le service désiré, ou encore, après que le fournisseur ait été choisi. Le présent article permettra de mieux situer cette notion dans le déroulement d'un processus d'acquisition.

Phases

Nous pouvons définir le processus d'acquisition d'un produit ou d'un service en 6 phases distinctes. Le schéma démontre la position des 6 phases. Le tout forme une roue dont la finalité est l'amélioration constante de ce processus.

Le désir est la résultante d'un besoin exprimé et palpable. Le besoin est omniprésent alors que des contraintes (le temps, l'argent, les spécifications, les distances et autres) l'empêchent de devenir un désir. L'approvisionneur ne pourra qu'écouter la manifestation d'un besoin, mais débutera son processus lorsqu'il deviendra un désir.

L'approvisionnement-mix représente la base de la recherche d'un approvisionneur. C'est à cette étape qu'il intervient dans le processus d'acquisition. Il travaillera à définir quatre paramètres, à savoir :

  1. L'objet d'achat, qui se concrétise par la manière de le reconnaître, appelé aussi la reconnaissance de la qualité et la manière de le définir, appelé aussi la dimension de la qualité;
  2. Les objectifs d'achat, ceux de l'entreprise, de l'environnement, de sa chaîne d'approvisionnement et de ses contraintes d'achat;
  3. L'organisation d'achat, incluant le rôle de chaque membre impliqué dans l'acquisition et de leur caractère distinct;
  4. L'opération d'achat, indiquant comment fonctionnera le déroulement des transactions entre l'utilisation du bien ou du service et sa source d'approvisionnement.

Au plan de l'exploration, l'approvisionneur valide qu'il n'effectue pas l'une des trois erreurs suivantes :

  1. Avoir un désir, mais pas de marché ou pas de valeur ajoutée pour son entreprise;
  2. Avoir une source d'approvisionnement, mais pas d'écoute interne, par exemple, un fournisseur qui ne respecte pas ses ententes;
  3. Avoir un désir, mais pas de source d'approvisionnement.

C'est aussi durant l'étape d'exploration que l'approvisionneur évaluera ses options d'approvisionnement, telles que « source unique contre sources multiples », « fabriquer ou acheter », « fabriquer ou sous-traiter », « acheter ou louer », « gérer chaque source ou une pyramide de fournisseurs », « acquérir d'un manufacturier ou d'un distributeur », « recevoir une offre ou marketing à rebours » et autres.

Durant la phase de négociation, l'approvisionneur prend le temps pour planifier celle-ci pour n'avoir que quelques points à négocier, pour l'organiser (inviter les parties, choisir le lieu, etc.) et pour traiter les éléments psychologiques. Il ne faut pas oublier qu'une négociation fait appel à énormément d'éléments reliés aux relations humaines. D'un côté comme de l'autre, il y aura des compromis à faire qui seront parfois déchirants. Malgré l'euphémisme des sentiments de chaque partie, l'approvisionneur se doit de trouver une entente gagnante-gagnante pour chaque partie et de maintenir la volonté des parties à trouver un terrain commun.

La phase de décision est l'une des compétences majeures de l'approvisionneur. En effet, décider requiert de trancher chaque point négocié, rendant une partie heureuse et l'autre moins. Il base ses critères de décision sur l'intention des parties de contracter, sur le contexte social, sur la préférence, sur un choix, sur l'intensité à l'égard d'une source, sur la volonté des parties de se conformer aux normes, sur le respect des valeurs de chacun, sur la satisfaction d'un désir à combler, sur l'application des lois de l'ordre publique, de déontologie et du mode de fonctionnement, et autres. Le mandat de l'approvisionneur ne se termine pas à la recommandation, mais bien à la décision.

La phase de sentiments post-achat vérifie la satisfaction de chaque partie dans le déroulement du processus, aux améliorations à apporter et aux modes d'évaluation des performances du fournisseur. C'est une phase trop souvent oubliée mais qui, lorsque qu'elle est appliquée, permet une amélioration continue à l'approvisionneur.

Un approvisionneur apporte une valeur ajoutée à l'objet. Une bonne préparation et un bon respect du processus d'approvisionnement permettent à l'organisation de gagner du temps et de l'argent. Ainsi, solliciter le support d'un approvisionneur dès l'origine d'une transaction est le point dans le temps où l'entreprise génère le plus haut niveau de bénéfices.