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 Dans le contexte
économique
actuel, au niveau des opérations, l'approvisionneur joue un rôle
névralgique parce que la pression monte dans l’entreprise. La
performance d'une unité opérationnelle, que ce soit une usine ou une
autre unité repose en grande partie sur ses épaules.
Le gestionnaire de la chaîne
d'approvisionnement ou l'approvisionneur sont responsables d'une
grande quantité d'informations de toute première importance, que ce
soit le plan de production, les contacts chez les fournisseurs, les
coûts, l'inventaire, etc. Cependant, cette masse d'information peut
devenir excessivement lourde et pratiquement ingérable.
Un bon approvisionneur, au niveau
opérationnel, demeurera en contrôle et assurera le bon déroulement
des opérations. Pour y arriver, la clé réside souvent dans la bonne
gestion de cette information.
Durant le ralentissement
économique,
cinq habiletés de gestion doivent obligatoirement être maîtrisées
par l'approvisionneur pour que ce dernier soit efficace
opérationnellement, soit :
1. Être attentif et gérer les imprévus
 La
journée typique d'un acheteur dans une usine débute par la lecture
du plan de production le plus récent. Il s'assure que ses commandes
sont en ligne puis gère les imprévus. À titre d'exemple,
l'approvisionneur pourra être informé qu'une matière est défectueuse
et ne pourra pas être utilisée en production et qu'il n'y a pas de
matière en inventaire.
L'approvisionneur devra analyser
rapidement la situation, placer un ordre d'achat rapidement mais à
coût plus élevé et revoir le plan.
Un rapport des coûts devra être préparé
rapidement pour les gestionnaires des finances. L'approvisionneur
devra gérer cette situation urgente tout en conservant les autres
obligations figurant à son agenda.
L'approvisionneur doit gérer les
nombreuses demandes internes et externes et s'assurer de répondre
aux clients et aux urgences à la fois.
2. Établir des priorités
 La
gestion des priorités est une compétence essentielle car elle dote
le gestionnaire d'une méthode de travail et d'outils qui facilitent
l'atteinte des objectifs en gardant le focus sur les éléments
prioritaires. Parmi une masse d'informations et de tâches à
effectuer, l'approvisionneur devra ressortir l'essentiel, les
priorités.
Un système MRP ou encore l'analyse ABC
basé sur la loi de Pareto en sont de parfaits exemples.
Dans le monde logistique, ces outils sont
essentiels, voire vitaux, compte tenu de la multiplication des SKU,
partenaires, clients, itinéraires, points de vente, etc.
3. S'arrêter et réfléchir
Plusieurs études réalisées par des
chercheurs cherchent à comprendre les impacts qu'ont les événements
distrayants sur la concentration et la productivité d'un
gestionnaire.
Une étude conduite par l'Université de
Californie à Irvine à démontrer qu'en moyenne le cerveau prend
jusqu'à vingt-cinq minutes pour revenir à son état de concentration
initial après avoir été distrait par un coup de téléphone.
Une autre étude réalisée par l'Université
Vanderbilt indique qu'un surplus de stimuli envoyés en même temps au
cerveau crée un véritable goulot et ralenti tout processus cognitif.
Ces effets sont plutôt évidents dans le quotidien. En y
réfléchissant bien, chacun de nous serait surpris de constater le
nombre d'heures perdues en efficacité à cause de multiples
dérangements.
Il y a donc lieu de s'arrêter et de
réfléchir sur sa façon de travailler.
4. Travailler efficacement
L'approvisionneur devra se doter de
méthode de travail pour optimiser sa performance et accroître son
efficacité. Parmi les méthodes simples à adopter, l'approvisionneur
devra identifier les sources de dérangement, les pertes de temps ou
les activités à non valeur ajoutée dans sa journée. À titre
d'exemple, nous aurions tout intérêt à identifier les dérangements
dans notre journée et à identifier leur source et leur impact. On
notera que la plupart du temps, les demandes d'informations
successives de collègues sont les principales sources de
dérangement. Par exemple, un planificateur voudrait s'assurer que
toutes les matières sont disponibles pour une certaine date.
Souvent cette information leur est
accessible à partir des systèmes intégrés. Si se n'est pas le cas,
l'approvisionneur a tout intérêt à rendre publique ce genre
d'information et de développer une culture du " self-service " tout
en offrant un service optimal à la clientèle tant externe
qu'interne. Il doit analyser les dérangements et tenter de trouver
une solution ou une méthode pouvant aider le client tout en gagnant
en efficacité.
Un outil qui pourrait devenir
particulièrement utile dans une telle situation est le wiki, soit
une page web structurée à la façon du site web www.wikipedia.org.
L'avantage d'un tel site réside dans sa facilité et rapidité de
recherche ainsi que dans sa flexibilité. Tout cas qui mérite d'être
pris en note. Par exemple, chaque cas où un fournisseur aurait fait
défaut pourrait être noté dans ce site. La plupart de temps, ce
genre d'information reste prisonnier dans des boîtes courriels où
seulement quelques personnes ont accès. Le site deviendrait alors un
répertoire de l'historique de l'entreprise.
L'entreprise se dote ainsi d'une mémoire
et elle sera en mesure d'évaluer ses activités et ses stratégies
beaucoup plus facilement et pouvoir ainsi créer des pronostics plus
réalistes.
5. Gérer l'information
 L'approvisionneur
doit être capable de gérer et analyser l'information. Cette capacité
a un impact certain sur son travail et devient un outil précieux de
négociation avec les fournisseurs.
L'approvisionneur gère de nombreuses informations cruciales et doit
être méthodique afin que cette gestion ne soit pas trop lourde. Il a
avantage à bien la structurer et surtout la partager pour maintenir
un bon contrôle sur son travail.
Enfin, le partage de l'information permet de créer une mémoire
collective propre à l'entreprise qui devient un précieux avantage.
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