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Plusieurs gestionnaires dans une entreprise ont de la difficulté à
déterminer à quel moment faut-il impliquer l’approvisionnement dans
une éventuelle entente. Certains affirment qu’il doive être présent
dès l’origine alors que d’autres croient qu’il faut les impliquer
après avoir sélectionné le produit ou le service désiré ou encore
après que le fournisseur soit choisi. Le présent article permettra
de mieux situer cette notion dans le déroulement d’un processus
d’acquisition.
Phases
Nous pouvons définir le processus d’acquisition d’un produit ou
d’un service en 6 phases distinctes. Le schéma démontre la position
des 6 phases. Le tout forme une roue dont la finalité est
l’amélioration constante de ce processus.
Le désir est la résultante d’un besoin exprimé et palpable. Le
besoin est omniprésent alors que des contraintes (le temps,
l’argent, les spécifications, les distances, autres) l’empêchent de
devenir un désir. L’approvisionneur ne pourra qu’écouter la
manifestation d’un besoin mais débutera son processus lorsqu’il
deviendra un désir.
L’approvisionnement-mix représente la base de recherche d’un
approvisionneur. C’est à cette étape qu’il intervient dans le
processus d’acquisition. Il travaillera à définir quatre paramètres,
à savoir :
- L’objet d’achat, qui se concrétise par la manière de le
reconnaître, appelé aussi la reconnaissance de la qualité et la
manière de le définir, appelé aussi la dimension de la qualité;
- Les objectifs d’achat, ceux de l’entreprise, de
l’environnement, de sa chaîne d’approvisionnement et de ses
contraintes d’achat;
- L’organisation d’achat, incluant le rôle de chaque membre
impliqué dans l’acquisition et de leur caractère distinct;
- L’opération d’achat, indiquant comment fonctionnera le
déroulement des transactions entre l’utilisation du bien ou du
service et sa source d’approvisionnement.
Au plan de l’exploration, l’approvisionneur valide qu’il
n’effectue pas une des trois erreurs suivantes :
- Avoir un désir mais pas de marché ou pas de valeur ajoutée
pour son entreprise;
- Avoir une source d’approvisionnement mais pas d’écoute
interne, comme par exemple, un fournisseur qui ne respecte pas
ses ententes;
- Avoir un désir mais pas de source d’approvisionnement.
C’est aussi durant l’étape d’exploration que l’approvisionneur
évaluera ses options d’approvisionnement, telles que « source unique
contre sources multiples », « fabriquer ou acheter », « fabriquer ou
sous-traiter », « acheter ou louer », « gérer chaque source ou une
pyramide de fournisseurs », « acquérir d’un manufacturier ou d’un
distributeur », « recevoir une offre ou marketing à rebours », et
autres.
Durant la phase de négociation, l’approvisionneur prend le temps
pour planifier celle-ci pour n’avoir que quelques points à négocier,
pour l’organiser (inviter les parties, choisir le lieu, etc.) et
pour traiter les éléments psychologiques. Il ne faut pas oublier
qu’une négociation fait appel à énormément d’éléments reliés aux
relations humaines. D’un côté comme de l’autre, il y aura des
compromis à faire qui seront parfois déchirants. Malgré l’euphémisme
des sentiments de chaque partie, l’approvisionneur se doit de
trouver une entente gagnante-gagnante pour chaque partie et de
maintenir la volonté des parties à trouver un terrain commun.
La phase de décision est une des compétences majeures de
l’approvisionneur. En effet, décider requiert de trancher chaque
point négocié rendant une partie heureuse et l’autre moins. Il base
ses critères de décision sur l’intention des parties de contracter,
sur le contexte social, sur la préférence sur un choix, sur
l’intensité à l’égard d’une source, sur la volonté des parties de se
conformer aux normes, sur le respect des valeurs de chacun, sur la
satisfaction d’un désir à combler, sur l’application des lois
d’ordre publique, de déontologie, de mode de fonctionnement, et
autres. Le mandat de l’approvisionneur ne se termine pas à la
recommandation mais bien à la décision.
La phase de sentiments post-achat vérifie la satisfaction de
chaque partie dans le déroulement du processus, sur les
améliorations à apporter et sur les modes d’évaluation des
performances du fournisseur. C’est une phase trop souvent oubliée
mais qui, lorsque qu’elle est appliquée, permet une amélioration
continue à l’approvisionneur.
Un approvisionneur apporte une valeur ajoutée à l’objet. Une
bonne préparation et un bon respect du processus d’approvisionnement
permettent à l’organisation de gagner du temps et de l’argent.
Ainsi, solliciter le support d’un approvisionneur dès l’origine
d’une transaction est le point dans le temps où l’entreprise génère
le plus haut niveau de bénéfices.
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FAQ
