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En lisant le journal ces temps-ci, on constate que les nouvelles
sont rarement bonnes. Les ventes des entreprises diminuent; les
profits aussi. La direction de ces entreprises se trouve face à des
choix difficiles : On fait des mises à pied? On sabre dans les
opérations? On met les projets d’investissement sur la glace? La
question se pose aussi face aux investissements de nature
technologique, ces projets qui ont la double caractéristique de
nécessiter des investissements importants, mais aussi de laisser
espérer une augmentation des ventes ou une diminution des coûts, ou
les deux. Est-ce le temps d’investir dans les technologies de
l’information (TI)?
La réponse n’est pas si simple. Les études montrent que les
organisations qui génèrent le plus de valeur à partir de leurs
investissements TI sont celles qui font de ces projets un moyen de
réalisation de leur stratégie d’affaires. À ce moment-ci, la
décision d’investir en TI est donc le moment privilégié, pour les
entreprises, de réfléchir à ce qu’elles sont et à ce qu’elles
veulent devenir et d’entamer une réflexion sur la manière dont les
TI pourraient les aider à atteindre ce but. L’autre fait inéluctable
est que les TI par elles-mêmes sont rarement source de valeur. La
valeur ajoutée provient des changements aux processus d’affaires qui
vont de pair avec leur implantation. Déployer la dernière nouveauté
technologique n’aura que peu de valeur ajoutée si cette implantation
n’est n’est pas accompagnée d’une réflexion sur la façon d’optimiser
les processus d’affaires touchés. Automatiser des processus
d’affaires inefficaces ne les rendra jamais efficaces.
Cette réflexion de fond permettra d’identifier des technologies
qui pourraient appuyer la stratégie et/ou changer fondamentalement
les façons de faire de l’entreprise, ce qui pourrait avoir un effet
à la hausse sur les ventes et/ou à la baisse sur les coûts
d’exploitation. C’est à ce moment que le dossier de justification
(business case) devient l’élément-clé. Alors qu’il prend parfois
l’allure d’une liste des coûts d’un projet, sa richesse réside
plutôt dans une analyse approfondie de la valeur ajoutée de
l’investissement.
Que doit faire le gestionnaire devant un dossier de justification
qui montre noir sur blanc la rentabilité d’un investissement TI? Il
doit tout de suite en éplucher les détails afin d’analyser la
plausibilité des hypothèses qui le sous-tendent. On a
malheureusement tendance à y surestimer les bénéfices et à y
sous-estimer les coûts. Le gestionnaire avisé se doit de poser les
bonnes questions : Comment a-t-on évalué les bénéfices attendus?
Comment a-t-on évalué les bénéfices intangibles? Quelles sont les
hypothèses qui sous-tendent la réalisation de ces bénéfices? Pour ce
qui est des coûts, il faut comptabiliser l’ensemble des coûts, ce
qu’on appelle le coût total de possession, à travers le cycle de vie
de la nouvelle technologie, du projet jusqu’à sa mise au rancart.
Attention aussi à la comptabilisation des coûts cachés. Quand vos
employés sont en formation ou qu’ils participent à la documentation
des processus, ils ne sont pas en train de prendre des commandes ou
d’encaisser les chèques.
Outre l’évaluation des bénéfices et des coûts, il faut porter une
attention particulière aux techniques d’évaluation financière
utilisées. Quelles sont les limites de l’outil utilisé? Quel taux
a-t-on choisi d’utiliser pour l’actualisation des flux de
trésorerie? À quelle valeur d’étalonnage en compare-t-on le résultat
pour en venir à la conclusion que ce projet est rentable?
En ces temps de grande incertitude, il est hautement recommandé
de faire l’analyse de différents scénarios afin de voir si de
possibles changements aux hypothèses posées affectent la décision
finale. Si les taux d’intérêt montent ou baissent, quelle incidence
cela a-t-il sur la rentabilité du projet? Si le nouveau projet
d’implantation d’un CRM, par exemple, permet une augmentation des
ventes de 3 % au lieu des 6 % projetés, quel effet cela a-t-il sur
la décision d’aller de l’avant avec le projet?
Finalement, ce n’est pas parce qu’elle veut profiter au plus vite
des bénéfices attendus que l’entreprise doit se laisser prendre au
piège d’un échéancier d’implantation irréaliste. Il vaut mieux dès
le départ avoir un échéancier réaliste que de se faire happer par un
mouvement trop rapide qui générera problèmes et coûts additionnels
en une spirale sans fin.
Investir en TI en ces temps difficiles? La réponse est oui, si
les outils d’analyse utilisés avec toute la rigueur possible
démontrent la valeur ajoutée pour les affaires. Si les hypothèses
faites dans un bon dossier de justification sont réalistes et bien
appuyées, si l’échéancier est réaliste, si on comprend les limites
des outils d’analyse utilisés et si l’analyse montre un manque de
sensibilité à des éléments volatils, alors on y va. Sinon, on
résiste.
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