Le processus S&OP : pour trouver l’équilibre entre la planification stratégique et opérationnelle

Dans cette optique, de nombreux outils d’amélioration ont été utilisés dans les secteurs logistique et manufacturier ces dernières années : des solutions technologiques avancées pour améliorer la planification et l’exécution, et le déploiement d’approche visant la réduction des gaspillages comme le Lean ou l’augmentation de la fiabilité comme Six Sigma, notamment. Cependant, malgré toutes ces initiatives, trop d’entreprises doivent encore faire face à des problèmes de niveaux de stocks élevés, de clients insatisfaits, de livraisons en retard ou, pis encore, des problèmes de « cash flow » ou d’objectifs financiers non atteints.

Dans un monde idéal, votre entreprise aurait des données intégrées et communes, ce qui faciliterait la collaboration de tous les services afin de créer un plan de match unique et réalisable pour toute l’organisation. La réalité est toutefois différente et ce scénario est souvent beaucoup plus complexe et difficile à réaliser. Il semble y avoir dans de nombreuses entreprises des dysfonctionnements et des difficultés pour aligner les efforts des différents services de l’entreprise et, de facto, les objectifs du plan stratégique et l’exécution sur le plan opérationnel.

Il existe pourtant un processus clé qui a su aider de nombreuses entreprises à pallier à ces problèmes et à améliorer le travail d’équipe ainsi que la communication entre les services des ventes, du marketing, des opérations et de la finance. Ce processus s’appelle « Sales and Operations Planning » (planification des ventes et opérations – S&OP), également appelé en France le plan industriel et commercial (PIC). Celui-ci facilite la gestion de la complexité et du changement en garantissant que toute votre entreprise travaille avec une optique, des priorités et des données communes.

Nous verrons dans cet article ce qu’est le S&OP, certains indicateurs révélant que le processus S&OP dans votre entreprise est déficient ou inexistant, les bénéfices que vous pourriez tirer de son implantation et les cinq grandes étapes du processus.

Qu’est-ce que le processus S&OP?

Commençons tout d’abord par décrire ce que le processus S&OP n’est pas. Il ne s’agit pas d’un processus logistique, d’un outil informatique, d’un processus de prévision de la demande ou seulement de plus de réunions…

Le processus S&OP est en fait un processus mensuel collaboratif et décisionnel par lequel une entreprise établit au travers de rencontres exécutives un équilibre entre les objectifs du plan des ventes et marketing, les objectifs financiers et les capacités internes de l’entreprise (capacité de production, inventaires, main-d’œuvre etc.) afin de créer un plan unique et réalisable. Le but du processus S&OP est ultimement d’aider à atteindre un consensus afin d’allouer les ressources critiques permettant de réaliser les objectifs d’affaires.

De nos jours, le S&OP attire de plus en plus l’attention des leaders d’affaires, et un grand nombre d’entreprises se lancent dans son implantation. Alors pourquoi cet intérêt soudain? Cette pratique n’est pourtant pas récente. Plusieurs raisons peuvent l’expliquer.

Il s’écoule souvent quelques années entre le développement de nouveaux processus ou pratiques et leur adoption généralisée. À titre d’exemple, le système de production Toyota et sa philosophie de l’élimination des gaspillages ont vu le jouer dans les années 70 au Japon, mais il n’a été popularisé que récemment en Amérique du Nord avec le Lean Manufacturing et ses nombreuses déclinaisons dans les milieux des services ou de la santé.

La mondialisation de votre concurrence ou de vos sources d’approvisionnement ainsi que le nombre toujours plus grand d’entreprises qui se concentrent sur leurs avantages concurrentiels vous exposent à des risques de perturbations plus élevées et rendent votre chaîne d’approvisionnement plus vulnérable aux aléas. Le processus S&OP facilite la gestion d’environnements complexes et à changements rapides, ce qui constitue la réalité de nombreuses entreprises.

Problèmes typiques adressés par le processus S&OP

Avez-vous un ou plusieurs de ces dysfonctionnements dans votre entreprise? Si c’est le cas, votre entreprise est une excellente candidate à l’implantation d’un processus S&OP.

• Rôles, responsabilités et priorités mal définis
• Indicateurs de la performance globale inexistants
• Changements continus dans les prévisions de commandes et le plan de production (en raison des ventes et des opérations qui se renvoient constamment la balle)
• Niveau de service faible et niveaux des stocks souvent élevés
• Plan financier non précis et écarts importants entre le budget et les résultats
• Chaque service planifie et opère de façon indépendante, avec ses propres données, sans alignement à l’égard des objectifs d’affaires
• Lancements de nouveaux produits manquant leur date cible
• Gestion onéreuse lors de la suppression des produits

Certains dirigeants peuvent se demander si le processus S&OP n’est pas uniquement pour les grandes entreprises. En 2006, Aberdeen Group a mené une étude auprès de plus de 200 entreprises de toutes tailles en Amérique du Nord avec pour objectif d’identifier les meilleures pratiques S&OP et leurs impacts dans ces organisations. La plupart des entreprises ayant répondu au sondage avait implanté un processus hybride permettant d’aligner l’offre et la demande mais avec un niveau de succès mitigé. Toutefois, 70 % d’entre elles ont indiqué qu’elles étaient engagées dans des projets visant l’amélioration de leur processus S&OP existant.

 

Les bénéfices de l’implantation de S&OP

D’autres études menées par Aberdeen ont également démontré qu’un processus S&OP efficace pouvait améliorer de façon significative le rendement d’une entreprise en ce qui a trait aux ventes, à la distribution, à la production et aux achats. En effet, il y a une forte corrélation entre la qualité du processus S&OP d’une entreprise et son rendement, et ce constat est valable quelles que soient l’industrie et la taille de l’entreprise.

Source : Aberdeen

Ainsi, le processus S&OP a des impacts importants sur la profitabilité d’une entreprise en :

• améliorant la planification des ventes et des promotions;
• favorisant le travail d’équipe et la communication auprès des membres de tous les services (ventes, marketing, opérations et finance);
• améliorant la visibilité et l’identification de problèmes potentiels (problèmes de capacité, ruptures de stock, stocks en excès, temps supplémentaire);
• améliorant le service à la clientèle et la productivité;
• réduisant les niveaux des stocks et les délais de livraison;
• améliorant la gestion du cycle de vie des produits;
• améliorant la précision des prévisions budgétaires.
  
  

Les cinq grandes étapes du processus de S&OP

S&OP facilite l’intégration et la synchronisation de l’information afin que tous les services d’une organisation travaillent avec des données et des hypothèses identiques.

Le processus S&OP en est un cyclique mensuel en cinq étapes qui a pour objectif de permettre à l’entreprise de

• développer une prévision consensuelle de la demande sur un horizon allant de 12 à 24 mois;
• modéliser les options pour répondre à la demande : capacité de produire et d’acheter et inventaire requis;
• prendre des décisions communes en présence des gestionnaires des ventes, de la production, du marketing et de la finance afin d’atteindre les objectifs d’affaires.

Source : Groupe Créatech

Ce qu’il faut retenir

Le processus S&OP est la pierre angulaire de toute chaine d’approvisionnement efficace. Elle améliore la coordination dans votre entreprise en favorisant la résilience de vos opérations, soit cette habilité d’absorber une perturbation non anticipée avec un minimum d’impacts sur les affaires courantes.

Le S&OP, nous ne le dirons jamais assez, est d’abord et avant tout un processus, mais certaines entreprises mettent parfois trop d’accent sur la technologie. Cette dernière doit soutenir le processus mais ce n’est pas sa raison d’être.

Enfin, le vrai défi d’une implantation S&OP demeure le changement dans les comportements et les façons de travailler. Le processus n’est pas qu’une simple réunion mensuelle mais un changement de culture. Aussi, il est utile d’obtenir le soutien d’un expert S&OP afin de maximiser les chances de succès. Son rôle sera de former les participants aux processus S&OP afin qu’il soit compris de tous. Il devra également évaluer les pratiques en place afin d’établir un plan d’implantation et des d’indicateurs de performance qui induisent une discipline ainsi que des responsabilités et des comportements qui iront dans le sens des objectifs d’affaires de l’entreprise.

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« Le S&OP n’est pas une simple réunion mais un changement de culture. »
« Le S&OP améliore la coordination favorisant la résilience de vos opérations. »
« Le S&OP relie les plans stratégiques et financiers aux opérations courantes. »